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【编者按：本建设项目是以档案管理相关的的网络、软硬件资源为基础，以档案管理信息系统为重点，以档案资源数字化建设为核心，以机关档案室暨荣誉室装修改造为载体，以物联网技术为纽带，整合相关的智能化设备，为存量档案资源提供全生命周期的管理。最终，甲方领导评价“项目达到了预期结果，实现了预定目标，实现了档案管理的数字化、智能化、信息化、规范化、现代化”。】
近日，湖南省人民政府机关档案室数字化建设及提质改造项目终验会召开。会议上，办公厅行管办、文电处、技术处的领导以及监理公司负责人高度评价了该项目的实施效果，并全部通过验收。
该项目涉及内容广，实施环境变化大，时间跨度长，但欣喜的是在省政府办公厅各处室的大力支持下，我司完成了全部建设工作，成功联通了AK环境中的OA和智能库房，将省政府机关档案室改造成集“档案、展示、教育、文化为一体的基地”，成为存史、留凭、资政、育人功能的示范窗口，并配合协助省政府办公厅完成了“省特级档案室”申报，最终通过湖南省档案局的评定，给予了授牌！
项目效果及特色
档案室建设现代化
本项目对监控室(兼候会室)、荣誉档案室、声像档案室、档案整理室、查阅室、现行文件利用中心、杂物间、档案库房、展示长廊等全部进行提质改造，高标准配备了相应的智能化设备设施，满足数字档案室建设的要求。
（明亮一新的机关档案室外景。在进入档案室入口，安装了智能RFID感应门。）
（机关档案室荣誉室实景）
档案系统应用智能化
档案管理信息系统是本项目核心，从定制开发到适配运行，我司软件工程师深入调研，不断完善，不断试错，最终实现了与OA系统无缝对接，与库房管理平台融合单点登陆，实现对档案信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、销毁、统计等全过程的管理，包括库房恒温恒湿、动态环境、实时监控等监管。
系统利用智能密集架、 RFID推进机关档案室科学信息化管理，对已有纸质文书档案进行条码管理，自动查询档案的所在位置，实现无序存放有序管理，而且可实现远程开架。同时，实现档案管理与办公自动化无缝衔接，文档一体化管理，电子文件与纸质文件同步形成、同步整理和同步归档，提高省人民政府办公厅办公智能化水平。
（全定制智能密集架）
档案数据信息化
省政府办公厅档案种类丰富，有文书、基建、声像、人事、会计、实物、设备等档案。此次数字化将全厅近40年施政历史的档案进行了数字化处理，包括，档案出库、数字化前处理、信息著录、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、图像的存储与命名、数据挂接、数据存储与命名、成果验收与移交、档案归还入库等。其中数字化成果按最新标准要求，全部转换成OFD数据格式，形成了完善的电子档案目录和全文数据库，全厅均可按各自角色、权限在档案管理信息系统内及时、快捷、准确地利用库存档案资料。
（数字化加工作业现场）
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